見出しと列の設計

表の意味は、装飾より列の並び順で決まります。比べてほしい数字は必ず隣に置きます。

表を読みやすくしようとするとき、多くの人は書式から手をつけます。ですが効き目が大きいのは、列の順番と選び方のほうです。目標額・貯金額・累計・達成率と並べれば、左から右へ読むだけで「いくら貯めるはずだったか、実際いくらか、ここまでの合計、達成率」の順に情報が積み上がります。同じ数字でも、並びが違えば読み取りやすさは変わります。

比べてほしい数字は隣に置きます。在庫がB列、最低在庫がF列のように離れていると、2つの数字を同時に見られず、頭の中で比較する負荷が生まれます。隣にあれば目の動きだけで済みます。比較表を作るときは向きも重要で、候補を行に、比べる項目を列に置きます。逆にすると候補を足すたびに列が増え、横スクロールしないと比較できなくなります。

見出しは、その列に何を入れるかを決める宣言でもあります。「メモ」ではなく「決め手」、「備考」ではなく「下ごしらえ」と書くと、書く内容が具体的になり、空欄が減ります。見出しの配置は本文にそろえ、数値の列は見出しも右寄せにすると、文字の列と数字の列が線を引かなくても分かれて見えます。

最後に、見出し行と左端の列は固定（フリーズ）しておきます。40行を超える表でも、スクロールしたときに何の数字を見ているかを見失いません。行が増えることが分かっている表ほど、最初に固定しておく価値があります。